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EOS360

CRM

CRM, software e automazioni

Quando contatti, attività e pratiche vivono in fogli diversi, il lavoro rallenta e le informazioni si perdono. EOS360 parte dai processi reali, sceglie gli strumenti adatti e automatizza i passaggi ripetitivi, così i dati arrivano dove servono.

Prepara il brief Il metodo completo

Che cos'è un CRM per aziende?

In breve

Un CRM raccoglie in un archivio condiviso contatti, attività e pratiche. EOS360 affianca le organizzazioni che li gestiscono tra fogli di calcolo, email e programmi separati: analizza i processi, sceglie e integra gli strumenti che servono, tra i quali possono esserci un CRM, portali, dashboard, collegamenti via API, workflow automatizzati e, solo su progetto, assistenti AI. L'obiettivo è avere i dati in un unico posto e meno passaggi manuali ripetitivi.

Un CRM per aziende è di solito un programma in cui contatti, richieste, attività e pratiche vengono registrati in un archivio comune e restano consultabili dalle persone autorizzate. In genere ogni contatto ha una scheda con storico delle interazioni, scadenze e nome di chi lo segue. Così la gestione dei clienti può smettere di dipendere da fogli separati.

La digitalizzazione dei processi consiste nello svolgere con strumenti digitali, e non più a mano o su carta, le fasi di un'attività; l'automazione dei processi aziendali consiste nell'affidare a un sistema, secondo regole, alcuni passaggi ripetitivi. Un CRM è uno degli strumenti per digitalizzare e automatizzare alcuni processi, ma non l'unico. EOS360 parte dall'analisi di come si lavora e propone ciascuno strumento solo dove risponde a una necessità concreta.

Quando serve

  • Clienti e attività sono gestiti tra fogli Excel, email e appunti sparsi.
  • Gli stessi dati vengono copiati a mano da un programma all'altro.
  • Manca una visione d'insieme di richieste, pratiche e scadenze.
  • Gli strumenti in uso non comunicano tra loro.

Per chi è

  • Organizzazioni che stanno valutando un CRM e vogliono verificare se il loro modo di lavorare lo richiede.
  • Chi usa già programmi diversi per clienti, richieste e amministrazione e vuole capire se collegarli, sostituirli o lasciarli come sono.
  • Chi vuole offrire ai propri utenti un portale con area riservata, o capire dove un assistente AI su progetto darebbe un vantaggio verificabile.

Cosa comprende

  • Analisi dei processi
  • CRM
  • Portali
  • Dashboard
  • API e integrazioni
  • Workflow automatizzati
  • Assistenti AI su progetto

  • Analisi dei processi

    In concreto
    Descrizione del lavoro com'è oggi: chi fa che cosa, con quali strumenti, in che ordine, e dove i passaggi si ripetono o si fermano.
    Cosa rende possibile
    Permette di scegliere con criterio tra CRM, portale e integrazione, e di decidere quali operazioni automatizzare per prime, invece di partire dal software.

  • CRM

    In concreto
    Gestione di contatti e clienti con il programma scelto dopo l'analisi dei processi: di regola ogni scheda riunisce storico, attività, scadenze e stato della pratica.
    Cosa rende possibile
    Consente di ritrovare in un punto solo la storia di ogni cliente e assegnare le attività, anche quando cambia chi segue il caso.

  • Portali

    In concreto
    Siti, o parti di un sito, per clienti, collaboratori o altri utenti, di solito con credenziali personali: vi si accede per consultare informazioni e, secondo il progetto, inviare richieste.
    Cosa rende possibile
    Le richieste ripetitive si possono spostare nel portale, e ciò che gli utenti inseriscono può arrivare ai programmi interni, se collegati.

  • Dashboard

    In concreto
    Una dashboard aziendale riunisce gli indicatori utili a seguire richieste, attività e pratiche, leggendo i dati dai programmi collegati.
    Cosa rende possibile
    Consente di vedere dove il lavoro si accumula e di discutere le priorità su dati condivisi.

  • API e integrazioni

    In concreto
    Collegamenti tra programmi diversi tramite API, cioè l'interfaccia con cui un software mette a disposizione dati e funzioni: dove è possibile, le informazioni non vanno ricopiate a mano.
    Cosa rende possibile
    I programmi già in uso si possono mantenere e far dialogare, quando offrono un'interfaccia adatta.

  • Workflow automatizzati

    In concreto
    Sequenze di passaggi guidate da regole del tipo «se accade questo, allora si fa quello»: registrare una richiesta da un modulo, assegnarla, ricordare una scadenza, aggiornare una pratica.
    Cosa rende possibile
    Permette di affidare al sistema i passaggi ripetitivi scelti e di far seguire alle richieste di un certo tipo lo stesso percorso, con regole scritte che si possono rivedere.

  • Assistenti AI su progetto

    In concreto
    Strumenti basati sull'intelligenza artificiale, usati solo in un ambito circoscritto e da concordare, dentro un progetto definito.
    Cosa rende possibile
    Consente di provare l'AI su un compito preciso, verificarne l'esito e decidere se estenderla. Dove non serve, non si introduce.

CRM, software e automazioni: cosa diventa possibile

  • Dati riuniti, se serve un CRM

    Con un CRM che riunisce tutti i contatti in un unico elenco diventa possibile impostare la gestione di attività e pratiche su informazioni comuni: ciò che l'organizzazione sa di un cliente può restare in un solo archivio, invece che in più copie che divergono.

  • Passaggi ripetitivi che si possono automatizzare

    I workflow permettono di affidare al sistema le operazioni ripetitive: al termine di una fase, la pratica potrebbe avanzare automaticamente alla successiva; quali fasi restano alle persone si decide insieme.

  • Strumenti che possono dialogare

    L'integrazione tra software diversi, tramite API, potrebbe permettere di ritrovare un dato negli altri programmi collegati; un portale potrebbe alimentare il CRM con le richieste. Il perimetro dipende dagli strumenti in uso.

  • Decisioni che possono poggiare su numeri condivisi

    Una dashboard permette di seguire l'andamento del lavoro attraverso indicatori comuni: chi coordina e chi esegue le attività possono partire dagli stessi numeri, e la scelta degli indicatori si può rivedere quando le esigenze cambiano.

  • Un sistema che può estendersi per gradi

    Partendo da un solo processo, diventa possibile estendere il sistema per gradi quando le esigenze cambiano: portali, integrazioni o assistenti AI su progetto si valutano a quel punto, solo se servono.

Come lavora EOS360

  1. 01

    Analisi dei processi

    Si ricostruisce il percorso reale del lavoro, dal primo contatto alla chiusura, e si individuano i passaggi ripetitivi.

  2. 02

    Strumenti e integrazioni

    Si sceglie se adottare un CRM, un portale o un'integrazione via API, solo dove risponde a un bisogno concreto.

  3. 03

    Automazioni e dashboard

    I passaggi ripetitivi vengono automatizzati e i dati raccolti in dashboard leggibili.

CRM, software e automazioni: come si implementa

  1. 01

    Ascolto e percorso reale

    Si ascoltano le persone che svolgono il lavoro e si descrive il percorso reale: fasi, strumenti, dati scambiati e punti in cui si perde tempo. Poi si definisce lo stato desiderato.

    ConsegnaLa documentazione del percorso attuale e di quello desiderato, con le priorità degli interventi.

  2. 02

    Scelta degli strumenti

    Si valuta se bastano gli strumenti già in uso o se serve aggiungere CRM, portale o collegamenti via API, e come devono muoversi i dati. La scelta viene concordata prima di partire.

    ConsegnaGli strumenti scelti, i motivi della scelta e i collegamenti previsti, messi per iscritto.

  3. 03

    Configurazione e collegamenti

    Gli strumenti vengono configurati e collegati per gradi, secondo il percorso descritto; si stabilisce prima chi usa ciascuno strumento, nei limiti di ciò che lo strumento prevede. Ogni collegamento viene verificato prima di passare al successivo.

    ConsegnaGli strumenti configurati e collegati, con la documentazione delle integrazioni.

  4. 04

    Workflow e dashboard

    I passaggi ripetitivi scelti diventano workflow con regole esplicite e i dati raccolti compaiono in dashboard con gli indicatori concordati. Dove previsto, per un assistente AI su progetto si definisce un compito delimitato e come verificarne l'esito.

    ConsegnaLe regole automatiche attivate e gli indicatori scelti, descritti in modo da poterli rivedere.

  5. 05

    Uso quotidiano ed evoluzioni

    Si raccolgono le osservazioni di chi lavora, si correggono le regole e, nel perimetro concordato, si aggiungono automazioni quando le esigenze cambiano; l'interlocutore resta uno solo.

    ConsegnaLa documentazione degli interventi eseguiti e delle evoluzioni stabilite, in modo tracciabile.

Cosa ottieni

  • Contatti, attività e pratiche in un unico posto.
  • Meno passaggi manuali tra gli strumenti.
  • Dashboard per seguire l'andamento del lavoro.
  • Processi documentati e più facili da far evolvere.

Come si collega agli altri servizi

  • WEB

    Web design ed e-commerce

    Moduli di contatto e richieste del sito possono arrivare nel CRM, e un portale clienti può affiancare il sito. Cosa si collega dipende dalla piattaforma, come WordPress o Shopify.

  • IT

    IT e consulenza

    Se il CRM sta su un server dell'organizzazione, la VPN, un collegamento cifrato con la rete interna, permette di raggiungerlo da fuori sede. Se i dati del CRM sono tra quelli copiati, le copie di sicurezza verificate consentono di ripristinarli.

  • CLD

    Cloud, hosting ed email

    Un portale è di norma ospitato su un hosting, raggiungibile tramite un dominio e dotato di certificato SSL, che permette la connessione cifrata. Sono elementi dell'area cloud: seguirne i rinnovi può evitare che una scadenza dimenticata interrompa l'accesso o faccia comparire un avviso.

  • MKT

    Web marketing

    Una richiesta arrivata da una campagna può entrare nel CRM con un responsabile e una scadenza; una dashboard può mostrare quali richieste restano aperte.

  • IOT

    Elettronica e IoT

    Quando i dati di sensori e dispositivi arrivano agli strumenti dell'area CRM, la dashboard può mostrarli e un workflow può assegnare a una persona la verifica di un dato, con regole stabilite prima.

CRM, software e automazioni: parole chiave spiegate

CRM
Sigla dell'inglese customer relationship management, cioè gestione delle relazioni con i clienti; indica di solito il programma che riunisce contatti, attività e pratiche.
API
Sigla dell'inglese application programming interface, cioè interfaccia di programmazione delle applicazioni: le regole con cui un programma riceve richieste da un altro e risponde, fornendo un dato o eseguendo un'operazione.
Workflow e automazione
Il workflow, o flusso di lavoro, è la sequenza di passaggi e regole con cui una pratica va dall'inizio alla conclusione. È automatizzato quando un sistema ne esegue alcuni passaggi.
Portale (area riservata)
Sito, o parte di un sito, che offre informazioni e servizi a un gruppo di utenti. Quando l'accesso richiede credenziali personali, si parla di area riservata.
Dashboard
Schermata che presenta in forma sintetica, con numeri, tabelle e grafici, gli indicatori ricavati da una o più fonti di dati. In italiano si chiama anche cruscotto.
Assistente AI
Programma basato sull'intelligenza artificiale che riceve richieste in linguaggio naturale e produce risposte, riassunti o bozze. Può sbagliare: il risultato va controllato da una persona.

Domande su questo servizio

Usate un CRM specifico?

No. La scelta dello strumento segue l'analisi dei processi: può essere un CRM, un portale dedicato o l'integrazione di strumenti già in uso.

Cosa intendete per assistenti AI su progetto?

Strumenti basati sull'intelligenza artificiale, introdotti solo dove portano un vantaggio concreto e verificabile all'interno di un progetto definito.

Possiamo partire da un solo processo?

Sì. Spesso conviene partire dal processo che fa perdere più tempo e procedere per gradi.

Un foglio di calcolo può bastare al posto di un CRM?

Con pochi contatti e una sola persona un foglio di calcolo può bastare. Quando più persone seguono gli stessi clienti, storico e scadenze diventano difficili da allineare e un CRM può servire: dipende da come si lavora e si valuta sul caso concreto.

Che differenza c'è tra un CRM e un gestionale?

Un CRM raccoglie e ordina informazioni su relazioni e attività con clienti e contatti: richieste, scadenze, storico. Un gestionale è di norma il programma per contabilità, fatturazione e magazzino; alcuni includono anche funzioni di CRM. Se l'organizzazione ha già un gestionale, possono convivere e, se offrono un collegamento, scambiarsi dati; se e come collegarli si decide con l'analisi.

Come si automatizza un processo aziendale?

Si descrive prima il percorso reale, si individuano i passaggi che si ripetono e si scrivono regole chiare per ciascuno. Poi si automatizzano quelli per cui conviene, con workflow o integrazioni, e si verifica il risultato. Quali passaggi affidare al sistema e quali lasciare alle persone è una scelta da concordare.

Come si collega il CRM agli strumenti che usiamo già?

Di norma tramite API o altre funzioni di collegamento, che molte applicazioni offrono e altre no. Si verifica caso per caso che cosa è possibile e si decide insieme se collegare, sostituire o lasciare com'è. Non si promette il collegamento con ogni programma.

Che cosa determina il costo di un CRM?

Il costo cambia con il numero di processi digitalizzati, di persone che usano lo strumento e di programmi da collegare, e con l'eventuale portale o gli assistenti AI su progetto. Si può partire da un solo processo. Il preventivo nasce dall'analisi dell'esigenza.

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